議事録に関する意識調査を実施!AIによる議事録作成の結果を報告

更新日:2023/09/28 13:18
『ソースネクスト株式会社』が、企業で働くマネジメント層500名、議事録を作成する機会がある会社員500名を対象に、「議事録に関する意識調査」を実施。2023年9月5日(火)に議事録の作成をサポートするAIボイスレコーダー「AutoMemo (オートメモ) R」を発売し、これに合わせ実施した調査の結果をご紹介します。

マネジメント層500名、会社員500名を対象に実施した意識調査の結果とは

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『ソースネクスト』が、企業で働くマネジメント層500名、議事録を作成する機会がある会社員500名を対象とした「議事録に関する意識調査」を実施しました。

この「オートメモ」シリーズとは、『ソースネクスト』が提供する、録音した音声を文字起こしして編集・共有までできるという文字起こしAI。

『OpenAI社』の音声認識エンジン「Whisper」を一部で採用するなど、最適なエンジンを実装することで高い文字起こし精度を実現し、時間がかかる議事録の作成・取材の原稿作成といった文字起こしに関わる課題を解決してくれます。

2020年12月の販売開始以降、累計アカウント数は2023年7月末時点で90,000アカウントを突破し、さらに、オートメモ端末はブランド別累計販売台数・金額シェアNo.1(注1)を誇っているのだとか。

また、2023年9月5日(火)に、シンプルなデザインで手頃な価格のAIボイスレコーダー「AutoMemo (オートメモ) R」が新たに発売され、これに合わせて行った意識調査によってわかった結果を報告しています。
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部下に対して“議事録よりも発言や参加すること”を求めている結果に

企業のマネジメント層(以下、上司)に対し、会議中の部下の行動・態度で最も価値を感じることは何かと聞いたところ、「何かしら意見や発言をすること」と答えた人が50.6%と第1位に。

次いで、「上司の話しを聞いて学ぶこと」が35.6%、「メモや議事録をとること」が10.8%、「進行役やタイムキーパー」が2.8%という結果となりました。

また、議事録を作成する機会がある会社員(以下、部下)への、会議中において会社にとってどのような行動が最も必要だと感じますかという質問に対しては、第1位が、「何かしら意見や発言をすること」で51.6%。

次いで「議事録やメモをとること」が25.8%、「進行役やタイムキーパー」が12%、「上司の話しを聞く姿勢」が9.4%という結果に。
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上司の8割以上は議事録作成を部下に依頼していると回答

上司に対して、議事録作成の仕事についてどのように考えているかという質問に対しては、「必要だとは思うが、作成の時間がもったいない」が39.8%。

これに次いで、第2位に「必要だとは思うが、会議中は発言したり参加したほうが良い」が36.4%でランクインするなど、上司・部下共に、会議においては意見や発言をすることに価値があると考えていることがわかったのだそう。
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そして、上司に会議やミーティングの議事録は部下が作成しているかと聞いたところ、81.8%が部下に依頼していることが判明。

また、部下に議事録作成の業務に対する不満はあるかと聞いたところ、38.6%の「作成の時間がもったいないと感じる」に次いで、第2位には、「会議中に発言も求められるため両立が難しい」が38.2%でランクイン。
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さらに、部下に対して、会議中に議事録を書いていることで発言しにくいと感じることがあるかという質問に対しては、「とても感じる」が21.8%、「会議によっては感じる」が54.0%と、合計で75.8%もの人が議事録作成によって会議中の発言がしにくくなっていることが分かりました。

9割以上のビジネスパーソンが会議やミーティングにおいて議事録が必要と回答

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上司と部下に、会議やミーティングの議事録は必要だと感じるか聞いたところ、上司の92.6%、部下の90.2%が必要と回答。
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また一方で、必要と回答した方に対してその理由を聞いたところ、9割以上のビジネスパーソンが会議やミーティングにおいて議事録が必要と回答。
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第1位は上司・部下ともに「会議に参加していない人に会議の内容を共有するため(上司:70.4%、部下:72.9%)、そして第2位も、上司・部下ともに「“言った、言わない”の論争を避けるため(上司:63.7%、部下:72.7%)という結果となりました。
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部下に対して、議事録を作成する際平均どの程度時間がかかっているか聞いたところ、平均50.4分となり、1回の会議あたり1時間弱の作業時間が発生していることが判明。
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また、上司に対して、部下が作成した議事録への対応について聞くと、第1位が「大枠を確認し、大事な点のみ修正を行う(もしくは修正指示をする)」が50.4%。

そして、第2位が「正確な情報か内容を確認し、修正を行う(もしくは修正指示をする)」で29.6%という結果となり、8割の上司に修正依頼などの手間がかかっていることがわかりますよね。

また上司に、あなたが部下に求める議事録はどのようなものですかと聞いたところ、「要点と文字起こしも両方記載した『要点&文字起こし議事録』」が49.6%で第1位という結果に。

この議事録作成という業務においては、上司・部下共に一定の作業時間が会議とは別途発生しており、会社にとって見えにくいコストになっている可能性があるとのこと。

ビジネスパーソンの半数以上は「メモや議事録をとること」がAIに代替可能と回答

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上司に対し、会議やミーティングにおいて近い将来最もAIで代替可能だと思う役割について聞いたところ、第1位が「議事録やメモをとること」が58.8%。

次いで、第2位が「意見や発言をすること」が28.8%、第3位は「進行役やタイムキーパー」がという結果に。

さらに、同じ質問を部下にしたところ、第1位は「メモや議事録をとること」が79.2%、次いで「進行役やタイムキーパー」が13%、「意見や発言をすること」が4.6%という結果となりました。
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また、部下への議事録作成にあたって何かツールを使っているかという問いには、「使っていない」が54.6%で最も多い結果に。

次いで、「ボイスレコーダーなどの録音機器」が29.8%、「音声文字起こしサービス」が16.6%、さらに「AIによる録音&文字起こしサービス」を、利用している人はわずか7%のみとなり、ChatGPTなどAIを活用したサービスが世界的に大流行している一方で、まだ企業の現場には浸透していないことがわかりました。

調査情報

調査期間:2023年8月1日〜2023年8月2日
調査テーマ:「議事録に関する意識調査」
調査対象者:30〜59歳のマネジメント層500名、20〜39歳の議事録を作成する機会がある会社員500名
調査方法:インターネット調査
出典元:『ソースネクスト株式会社』

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